罗素投资管理(上海)有限公司 隐私政策

最近更新及生效时间:【2020年11月】

  1. 政策概述及访问
  2. 罗素投资的承诺
  3. 罗素投资的活动
  4. 定义
  5. 收集和使用个人信息
  6. 个人信息的共享和委托处理
  7. 个人信息的转让和披露
  8. 个人信息的跨境传输
  9. 您的权利
  10. 信息安全
  11. 查询或投诉
  12. 法律要求
  13. 本政策的更新

附录1
附录2

1.政策概述及访问

本政策仅适用于罗素投资管理(上海)有限公司向您提供的产品、服务或相关信息。罗素投资管理(上海)有限公司在本制度中简称为“罗素投资”、“本公司”或“我们”。

本政策依据《网络安全法》等适用法律法规制定。

罗素投资管理(上海)有限公司是罗素投资集团成员,因此除本政策外,罗素投资同时还受集团内部关于私人数据保护的全球性政策的约束。罗素投资保留随时更改本政策的权利。

罗素投资在合规团队中指定一名隐私官,负责监督本政策的执行。隐私官联系方式详见本政策第11条。

1.1概述

本政策概述了罗素投资对个人信息的管理,并涉及以下事项:

  • 罗素投资收集和持有的个人信息的种类;
  • 罗素投资如何收集和使用个人信息;
  • 罗素投资收集、使用、共享和披露个人信息的目的和范围;
  • 罗素投资是否有可能向任何境外主体披露个人信息,如果是,那么该等境外主体可能位于哪些国家;
  • 个人信息主体的权利和实现机制;
  • 罗素投资采取的个人信息安全保护措施;及
  • 罗素投资处理个人信息主体请求、投诉的渠道和机制。

1.2政策访问

罗素投资将采取合理步骤,以适当的形式免费向您提供本政策。如果您要求以特定形式(例如邮件或者信件等方式)提供本政策,罗素投资将尽量以该等形式向您提供本政策。

2.罗素投资的承诺

罗素投资深知个人信息对您的重要性,并会根据相关法律法规,尽全力保护您的个人信息的安全和可靠。罗素投资一直致力于保护我们从个人及机构收集到的个人信息,并恪守以下个人信息安全基本原则:权责一致原则、目的明确原则、选择同意原则、最少够用原则、确保安全原则、主体参与原则、公开透明原则等。

罗素投资将以公开透明的方式管理个人信息且采取相应措施确保其服务提供商也具有适当的操作、程序和系统以遵守相关法律法规的要求。罗素投资将采取措施确保能够有效处理您对于个人信息相关查询或投诉请求。同时,罗素投资承诺将采取相应的安全保护措施来保护您的个人信息安全。

3.罗素投资的活动

罗素投资通过提供产品、投资建议及其他投资相关服务为您提供投资解决方案。

4.定义

本政策是指《罗素投资管理(上海)有限公司隐私政策》。

个人信息是指以电子或其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息,如姓名、出生日期、身份证件号码、个人生物识别信息、住址、通信通讯联系方式、通信记录和内容、账号密码、财产信息、征信信息、行踪轨迹、住宿信息、健康生理信息、交易信息等。

个人敏感信息是指一旦泄露、非法提供或滥用可能危害人身和财产安全,极易导致个人名誉、身心健康受到损害或歧视性待遇等的个人信息。包括但不限于:

  • 个人财产信息,如银行账户、鉴别信息(口令)、存款信息(包括资金数量、支付收款记录等)、房产信息、信贷记录、征信信息、交易和消费记录、流水记录等,以及虚拟货币、虚拟交易等虚拟财产信息;
  • 个人健康生理信息,个人因生病医治等产生的相关记录,如病症、住院志、医嘱单、检验报告、手术及麻醉记录、护理记录、用药记录、药物食物过敏信息、生育信息、以往病史、诊治情况、家族病史、现病史、传染病史等;
  • 个人生物识别信息,如个人基因、指纹、声纹、掌纹、耳廓、虹膜、面部识别特征等;
  • 个人身份信息,如姓名或名称、证件号、证件类型、家庭住址、邮寄地址、电子邮件地址等;
  • 其他信息,如性取向、婚史、宗教信仰、未公开的违法犯罪记录、通讯记录和内容、通讯录、好友列表、群组列表、行踪轨迹、网页浏览记录、住宿信息、精准定位信息、种族或民族、政治观点、政治机构成员身份、哲学信仰、专业或行业协会的成员身份、工会的成员身份等。

征集信息:若罗素投资要求其他实体或个人提供个人信息,或提供包含该实体或该人信息在内的某类信息,则该行为称为征集信息。以下情况会涉及征集信息:

  • 个人提交完整的表格或申请;或
  • 因收到罗素投资网站上有关如何提出投诉邀约的投诉信。

5.收集和使用个人信息

5.1. 信息的收集

我们只会收集为您提供产品、服务或信息所需的合理必要的个人信息,通常,我们只会从您或您的授权代理人那里收集您的个人信息。我们仅会基于以下场景和目的,收集和使用您的个人信息:

5.1.1 我们在您访问网站时收集的信息

在您访问我们的网站时,我们将使用Google Analytics来监控并向本公司报告您对我们网站的匿名访问,收集您的IP地址,并在您访问期间追踪您匿名访问我们的网页及站点。我们收集到的数据用于帮助我们确定哪些页面最受欢迎、使用高峰时间以及其他信息,以便帮助我们维护和改进我们的网站使其更高效和更易于使用。我们使用您的IP地址来帮助诊断服务器问题、管理我们的网站,并收集更广泛的统计信息。

为使您获得更轻松的访问体验,当您访问罗素投资的网站时,我们可能会在您的计算机上设置Cookie(这是存储在硬盘上的小量系统信息)。若您不希望我们使用Cookie则可设置您的浏览器,使其不接受它们。有关Cookie的使用详情,请参阅附录2。

我们的网站可能包含指向其他网站的链接。我们对这些网站的隐私政策、信息收集行为或内容不做任何承诺,也不承担任何责任。

5.1.2 我们提供产品和服务收集的信息

当我们在向您提供产品、投资建议及其他投资相关服务时,我们需要向您收集或要求您提供:姓名或名称、性别、年龄、出生/成立日期、联系/居住/注册/办公地址、邮编、电话号码、手机号码、证件类型、证件号码、证件有效期、国籍、个人职业、行业、职务、电子邮箱、投资者税收居民身份信息、投资者开户证件照片、投资者投资经历、投资者银行账户信息、投资者资产和财务信息(例如证券交易记录或银行对账单)、投资意向;机构资质证明、机构资质证书编号、经营范围、注册资本;账户实际控制人/交易实际收益人的如下信息:姓名、与机构关系、出生日期、联系电话、国籍、电子邮箱、证件号码、证件有效期、联系地址;以及您是否有不良诚信记录、是否为政治敏感人物。

5.1.3 根据相关法律法规及国家标准,以下情形中,我们可能会收集、使用您的相关个人信息无需征求您的授权同意:

  • 与国家安全、国防安全等国家利益有关的;
  • 与公共安全、公共卫生、重大公共利益有关的;
  • 与犯罪侦查、起诉、审判和判决执行等有关的;
  • 出于维护您或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到本人同意的;
  • 所收集的个人信息是您自行向社会公众公开的;
  • 从合法公开披露的信息中收集的您的个人信息的,如合法的新闻报道、政府信息公开等渠道;
  • 用于维护所提供的产品或服务的安全稳定运行所必须的,例如修复服务故障;
  • 法律法规及监管政策规定的其他情形。

5.1.4 我们从第三方收集的信息

我们也可能会在没有您直接参与的情况下,从其他人或机构那收集有关您的个人信息,包括反洗钱及反恐怖融资的制裁名单筛查结果及风险测评信息。我们将通过合理的机制审查该合作机构是否能够合法地向我们提供该等信息。

5.2 信息的使用

上述收集的信息将会被用于向您提供产品、服务或相关信息,或用于与我们获取信息的目的相关的事宜(例如对合格投资者的认定以及履行中国法律法规要求的反洗钱及反恐怖融资义务)。我们也可能会使用您的个人信息来通知您有关我们或相关公司提供的产品和服务。如果您提供的信息不完整或不准确,我们可能无法为您提供服务、产品或相关信息。如果您不使用我们的服务,您可以选择不向我们提供相关信息。

当且仅当法律法规允许的情况下,我们会出于直接营销目的使用或披露个人信息(敏感信息除外)。这种直接营销通常是有关罗素投资服务和产品的信息,且罗素投资认为这是个人/机构希望获得的信息。您可以随时选择拒收进一步的直接营销信息,罗素投资也不会就此类请求收取任何费用。

在以下情况下,罗素投资不会将与您的联系视为直接营销:

  • 我们与您已建立业务关系;和
  • 我们已经向您提供了现有产品或服务,并就此与您进行合理的相关联系。

如果我们利用个人信息来直接营销,传递的信息中将包含简单的拒收方法。您可以很容易地要求拒收此后收到类似信息,我们将在合理的时间内采取措施。

本公司承诺不对任何第三方机构公开(法律法规、有权机关另有要求除外)您的信息。为了遵守国家法律法规及监管规定,以及向您提供产品和服务及提升服务质量,我们还会在以下情形使用您的信息:

  • 验证信息的准确性,与第三方进行交叉验证。例如将您向我们提交的身份信息交与身份验证服务机构进行验证。
  • 为了安全防范、诈骗检测,对您的信息进行存档和备份。
  • 法律法规、有权机关要求或经您许可的其他用途。

5.3 未经征集的信息

如果罗素投资收到有关您的个人信息,而我们未征集该信息(即我们未要求提供该信息),我们将确定我们是否可以自行收集该信息(即评估该等信息对我们一项或多项的职能或活动是否是合理必要的)。否则,我们将(在合法的前提下)采取措施销毁或取消识别信息。

如果我们收到不属于我们要求的信息,则参照上述流程,此类信息将被视为未经征集的信息。

6.个人信息的共享和委托处理

我们已知晓对外共享、委托处理、转让、公开披露个人信息所承担的相应法律责任。对我们与之共享或委托其处理个人信息的公司、组织和个人,我们会与其签署严格的保密协定,要求他们按照我们的说明、本政策以及其他任何相关的保密和安全措施来处理个人信息。在个人敏感信息使用上,我们要求第三方采用数据脱敏和加密技术,从而更好地保护用户数据。

6.1共享

我们不会与本公司以外的任何公司、组织和个人分享您的个人信息,仅在不违反《网络安全法》等法律法规并出于向您提供基金管理及相关服务的必要情况下才会将您的个人信息分享给我们的关联实体或外部服务提供商(法律法规禁止跨境传输的个人信息除外),并事先获得您的明确同意。

6.1.1罗素投资的关联实体

为了数据存储及备份,我们会将您向本公司提供的信息(详见5.1.2)以及您所有的基金交易信息存储于我们位于澳大利亚昆士兰的数据中心,并复制到我们位于澳大利亚悉尼的灾备中心。数据的接受方为我们位于澳大利亚的母公司Russell Investment Group Pty Ltd(以下简称“RIGPL”)。若位于昆士兰的数据中心中断,RIGPL的IT人员会要求第三方服务供应商CGI协助RIGPL恢复数据。否则,在任何情况下,任何人未经本公司的授权不得访问任何数据。为了提升客户服务质量,我们可能会将您的投资意向记录在我们的CRM系统中,该系统的数据中心位于新加坡,该类数据仅限于我们授权人员访问。

6.1.2外部服务提供商

罗素投资会将一些日常活动外包给外部服务提供商,例如私募基金服务机构(包括投资顾问、份额登记、估值核算、信息技术系统等服务业务)和私募基金托管机构。在服务提供商提供服务时,我们可能会共享您的个人信息,并通过与其签署协议明确双方各自承担的安全义务和法律责任。罗素投资定期与之确认是否遵守《网络安全法》等相关规定,使其遵守法律规定的隐私保护达到令罗素投资满意的水平。若发现服务提供商以不恰当的方式处理您的个人信息,我们将主动要求其停止相关的数据处理活动,采取补救措施、控制安全风险并在必要时终止合作关系。

在我们向这些服务提供商提供您的个人信息时,这些信息仅限于提供相关服务的目的。

如同许多企业一样,罗素投资及我们的外包服务商可能会使用其他提供商(其中一些可能位于海外)来帮助我们提高服务和业务运营的质量和效率。这意味着罗素投资之外的个人和机构以及我们的外包合作伙伴(例如邮局)有时会访问我们持有的个人信息,并可能代表我们使用这些信息。这些提供商必须遵守严格的隐私准则,并且不得保留此信息或将其用于未经授权的目的。

6.1.3其他机构

对于采用电子方式签署基金合同的客户,我们可能会通过银联验证您的个人身份信息,包括您的身份证件号码、银行账号及手机号码,为了您取得电子签名,您的个人信息也会被发送给提供电子签名的数字认证公司。

如果上述机构名单发生任何变更,我们会相应更新本政策。您在此同意,罗素投资根据未来业务发展需要可以适当调整本名单并予以公布。

关于外部服务提供的更多信息,请参阅本政策第7条。

6.2委托处理

6.2.1 罗素投资网站中的具体模块或者功能可能由外部供应商提供。例如我们会聘请服务提供商来协助我们进行内容管理,但截至当前,我们不会将个人信息委托给公司网站的服务供应商处理。

6.2.2 我们使用Microsoft澳大利亚公司托管的基于云的Outlook电子邮箱服务。您与我们往来的所有电子邮件将被自动存储于Microsoft位于澳大利亚悉尼和墨尔本服务器上,同时这些电子邮件会被Microsoft复制并发送到我们位于美国弗洛伦斯的数据中心。Microsoft承诺不会将数据分享给其广告服务客户,也不会为了营销或广告挖掘数据。如果我们终止Microsoft的电子邮箱服务,它仍将采取必要措施来确保我们对数据的所有权,并从其控制的系统中删除云客户数据,在重复使用前进行覆盖并清除或销毁已淘汰的硬件。

对我们委托处理个人信息的公司、组织和个人,我们会与其签署严格的保密协议,要求他们按照相关法律法规的要求、保密协议的规定、本政策以及我们的要求采取严格的保密措施和安全措施来处理个人信息。我们也会要求我们委托处理个人信息的公司、组织和个人仅处理、使用和保存为提供服务而必要的个人信息,且不得将该等信息用作其他用途。

7.个人信息的转让和披露

7.1转让

我们不会将您的个人信息转让给任何公司、组织和个人,但以下情形除外:

  1. 在获取明确同意的情况下转让:在获得您的明确同意后,我们会向其他方转让您的个人信息;
  2. 在涉及合并、收购、资产(业务)转让或破产清算时,如涉及个人信息转让,我们会要求新的持有您个人信息的公司、组织继续受本政策的约束,否则我们将要求该公司、组织重新向您征求授权同意。

7.2披露

除本政策另有规定外,除非满足以下条件之一,否则罗素投资不会公开披露已收集的您的个人信息:

  • 获得您的明示同意后;
  • 在法律法规、法律程序、诉讼、仲裁或政府主管部门(包括但不限于监管部门、法院或仲裁机构)强制性要求的情况下;或
  • 出于保护客户、任何公众或罗素投资成员的权利、财产或人身安全的必要。

罗素投资向其披露个人信息的机构和人员可能包括但不限于:

  • 罗素投资的关联实体;
  • 我们的代理和服务提供商(请参阅本政策第6条);
  • 个人的指定财务顾问或交易商集团,除非个人另有指示;
  • 政府监管机构,包括税务机关,中国人民银行,中国证监会和中国证券投资基金业协会等;
  • 法院、法庭和仲裁机构。

8.个人信息的跨境传输

由于我们通过遍布全球的资源和服务器提供产品或服务,这意味着,在获得您的授权同意后,您的个人信息可能会被转移到您使用产品或服务所在国家/地区的境外管辖区,或者受到来自这些管辖区的访问。我们会将您向本公司提供的信息(详见5.1.2)以及您所有的基金交易信息传输至并存储于我们位于澳大利亚昆士兰的数据中心。

8.1境外披露

为了向您提供产品、服务及信息,以及使用外部服务提供商的服务以帮助我们提高服务和业务运营的质量和效率等目的,我们可能会向罗素投资关联实体、外部服务提供商等某些境外的法人团体或组织披露您的个人信息(详见本隐私政策的5.1.2)以及您的基金交易信息,数据出境情况详见本隐私政策的6.1.1、6.1.2和6.2.2。本政策附录1中列出了罗素投资可能披露个人信息的国家/地区。

除非我们已经采取合理的措施以确保接收者在信息方面不违反《网络安全法》等法律法规,或者我们确信该境外接收者受到与上述相似的法律约束,否则罗素投资不会向境外接收者披露任何个人信息。您在此理解存在境外对个人信息保护无法达到和中国同等严格标准的可能性,在这种情况下,罗素投资会尽可能要求境外接受者采取同等措施以达到中国法律法规要求的同等标准。

在本政策所述的范围内,罗素投资收集的有关您的任何个人信息(例如您的姓名、出生日期或联系方式),仅在经您书面明示同意或在跨境数据转移之前采取数据去标识化等安全措施后,才可被发送到境外。

8.2根据CRS进行的海外披露

经合组织共同报告标准(以下简称“CRS”)是一种在参与管辖区(包括中国)之间自动交换税收信息的全球政策,自2017年1月1日起在中国实施。根据CRS的要求,罗素投资必须向中国税务总局提供某些非居民金融账户的涉税信息。然后,中国税务机关将与相关司法管辖区的对应机构交换此信息。这表示,某些个人信息将可能被披露给参与CRS司法管辖区的任何其他国家。由于参与司法管辖区的国家数量众多,罗素投资不会在其隐私政策中单独披露这些内容,但可以根据要求向客户进一步解释。

9.您的权利

9.1个人信息的访问

在大多数情况下,您可以访问我们收集和保存的您的个人信息,但法律法规规定的例外情形除外。

我们仅在您提供了适当身份验证的情况下才允许您访问个人信息,这可能是书面要求。我们保留对提供此类信息访问权收取合理费用的权利。如果我们认为存在例外情况,我们会拒绝给予您访问您个人信息的权限,或者我们拒绝您要求的方式提供访问权限,我们将以书面形式告知您拒绝的原因以及您可以采取何种方式对此投诉。

9.2个人信息的更正

我们将采取措施确保我们持有的个人信息准确、完整和最新。

您可以与我们联系,通知我们需要对我们掌握的有关您的信息进行的任何更正,我们将在适当的情况下采取适当的步骤来更正该信息。

如果我们拒绝按照您的要求更正个人信息,我们将以书面形式告知您拒绝的原因(除非这样做不合理),以及您如何对拒绝进行投诉。

9.3 个人信息的删除

在以下情形中,您可以向我们提出删除个人信息的请求:

  1. 如果我们处理个人信息的行为违反法律法规;
  2. 如果我们收集、使用您的个人信息,却未征得您的同意;
  3. 如果我们处理个人信息的行为违反了与您的约定;
  4. 如果我们终止服务及运营。

若我们决定响应您的删除请求,我们还将同时通知从我们获得您的个人信息的实体,要求其及时删除,除非法律法规另有规定,或这些实体获得您的独立授权。当您从我们的服务中删除信息后,我们可能不会立即备份系统中删除相应的信息,但会在备份更新时删除这些信息。

9.4 撤回同意

您可以通过本隐私政策第11条列明的电子邮箱发送电子邮件告知我们改变您授权我们继续收集个人信息的范围或撤回您的授权。

请您理解,每个业务功能需要一些基本的个人信息才能得以完成,当您撤回同意或授权后,我们无法继续为您提供撤回同意或授权的服务,也不再处理您相应的个人信息。但您撤回同意或授权的决定,不会影响此前基于您的授权而开展的个人信息处理。

9.5 账户注销

若您不再投资罗素投资的产品或不再接受罗素投资的服务,且书面提出销户申请,我们将为您注销账户。与您的账户相关的个人信息我们将应法律法规的要求保存相应的年限,并不再用于日常业务活动中。

9.6 响应您的请求

若您要查询访问您个人信息,或者通知我们更正、删除您的个人信息或注销账户,或者撤回授权同意,您可以按照本政策第11条中的规定的详细信息,向您的罗素投资联系人或隐私官提出要求。

为保障安全,您可能需要提供书面请求,或以其他方式证明您的身份。我们可能会先要求您验证自己的身份,然后再处理您的请求。如果我们收到关于您上述要求,我们将在收到您的要求后的合理时间内作出答复。如您不满意,还可以通过本政策第11条说明的途径进行投诉。

尽管有上述约定,但在以下情形中,按照法律法规或监管政策要求,我们将无法响应您的请求:

  1. 与国家安全、国防安全有关的;
  2. 与公共安全、重大公共利益有关的;
  3. 与犯罪侦查、起诉和审判等有关的;
  4. 有充分证据表明您存在主观恶意或滥用权利的;
  5. 响应您的请求将导致其他个人或组织的合法权益受到严重损害的。

10.信息安全

我们已经使用符合业界标准的安全防护措施保护您提供的个人信息,我们将采取一切合理措施来保护我们持有的个人信息免遭未经授权的访问、泄露、修改、损坏或丢失。在可行且合法的情况下,我们将采取以下的措施保护您的个人信息安全:

  • 销毁或永久取消识别不再需要的个人信息;
  • 个人信息传输、存储、使用或访问过程中采取加密措施。罗素投资计算机系统受密码保护,以防止未经授权的访问;
  • 个人信息访问、使用的授权机制;
  • 个人信息的储存或备份机制,收集的关键个人信息将以纸质和/或电子格式保存。书面形式的个人信息应保存在适当的安全位置,将未经授权的访问最小化。
  • 加强内部控制,对能够接触到您个人信息的员工采取最小授权原则,对修改个人信息采用复核机制;
  • 对员工进行国家行业法律法规、隐私安全要求、信息安全意识的培训.

罗素投资若收集到您的个人生物识别信息和身份信息,它们将分开存储;且原则上不存储原始个人生物识别信息(样本、图像),仅存储个人生物识别信息的摘要信息,在身份识别功能完成后删除个人生物识别信息的原始图像。

罗素投资采取一切可行的措施,确保未收集无关的个人信息。我们只会在达成本政策所述目的所需的期限内保留您的个人信息,除非需要延长保留期并另行取得您的授权同意或受法律法规的要求。

罗素投资还设有网站、记录访问站点的各个部分,以观察趋势并提高网站的质量。在一定程度上,我们可以链接到其他网站,但我们对这些网站的隐私政策、信息收集行为或内容不做任何承诺,也不承担任何责任。

同时,我们还将按照监管部门的要求,主动上报个人信息安全事件的处置情况。

10.1匿名和化名

因为反洗钱的目的及私募基金管理业务的性质,罗素投资不适合接待匿名客户。但是,在某些情况下,如关于罗素投资非具体产品或服务的问询,罗素投资仍然可以让您选择不表明自己的身份或使用化名。

11.查询或投诉

如果您对本政策或您个人信息的相关事宜有任何疑问、意见或建议,或对有关违反《网络安全法》事项的投诉,请以书面形式发送至以下联系地址: 隐私官

罗素投资管理(上海)有限公司

中国上海市浦东新区银城中路501号上海中心大厦56楼5605室

邮编:200120

电子邮件:China-Compliance@russellinvestments.com

电话:+86 21 6106 4097

如果您向隐私官提出本制度第10条中的相关请求或进行投诉,罗素投资将调查此事并15个工作日答复您。

12.法律要求

尽管本政策有所规定,但罗素投资可能会在法律要求的情况下收集、持有、使用或披露您的个人信息。

13.本政策的更新

本政策可能会根据法律法规的变化或者罗素投资的业务发展需要进行适当的调整和变更。我们会在罗素投资的官方网站上公布对本政策所做的任何调整和变更。我们还会将本政策的旧版本存档,供您查阅。

附录1

罗素投资可能向其披露或允许访问个人信息的国家:

  • 美国
  • 英国
  • 斯里兰卡
  • 新西兰
  • 澳大利亚
  • 亚太地区(包括但不限于印度和菲律宾)
  • 卢森堡
  • 根据CRS要求罗素投资交换信息的任何国家/地区。

附录2

Cookies

通过修改浏览器首选项,您可以选择接受所有cookie,在设置cookie时收到通知或拒绝所有cookie,但是,您应该注意,如果Cookie被拒绝,您将无法使用罗素投资提供的某些在线服务。 有关如何配置浏览器首选项的更多信息,请参阅用户指南:

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